Le site et ses bases de données évoluent avec le temps en fonction des collections détenues dans chaque institution et de leur opportunité et/ou capacité de les mettre en ligne. Ceci explique que toutes les institutions ne puissent donner d'accès à toutes les bases de données reprises sur le site.

Conseils pour les recherches

• Les bases concernent essentiellement le Congo R.D. Cependant, plusieurs institutions possèdent des documents dont les sujets traitent aussi d'autres pays. Il ne faudra donc pas s'étonner si d'autres pays que le Congo R.D. apparaissent.
• Les métadonnées sont dans la langue d'origine du document. Ainsi, la plupart sont en français, quelques-uns en anglais mais aussi éventuellement dans d'autres langues. Par contre, les listes de références hiérarchisées sont en anglais.
• Par défaut, les résultats seront obtenus pour tous les instituts mais si une ou plusieurs institutions sont sélectionnées dans le formulaire de recherche, les résultats concerneront uniquement celles-ci.
• Certaines listes sont fermées, ce qui signifie que les termes ne peuvent être choisis que dans la liste proposée.
• Les recherches libres s'effectuent selon la chaîne de caractères choisie mais attention, les métadonnées ont été écrites dans différentes langues.
  Par exemple, si on introduit le mot « or », on obtiendra notamment comme résultats :
  or (le minerai ), orebody , rapport (etc. si ces mots sont repris dans un titre)
  mais l'on obtiendra pas « gold » (existant si le titre est en anglais).
• Pour les « Provinces/Pays », « Substance » et « Mots-clés », le « Multilingual Thesaurus of Geosciences » sponsorisé par ICSTI et IUGS a servi de référence de base et a, quand nécessaire, été complété et adapté. Ces listes sont en anglais.

Spécifiquement dans les « Archives »

• Les dossiers contiennent parfois de nombreux sous-dossiers.

• Les rubriques les plus efficaces pour les recherches sont celles de « site étudié » et/ou de « substance ». Ces éléments ont été systématiquement relevés dans les dossiers. Ces listes sont fermées, ce qui signifie que les termes ne peuvent être choisis que dans la liste proposée.
  Attention :
  certains noms de lieux s'écrivent de manières différentes ;
  certains noms identiques peuvent se retrouver en des endroits différents du pays ;
  certains noms peuvent prêter à confusion (exemple : le nom de la Province Kasaï est aussi un nom de rivière relevé dans « site étudié »).

• Les recherches par « Province/Pays » peuvent être utilisées avec un certain succès. La rubrique contient en fait des zones géographiques délimitées pouvant aller de la planète à la province. Il est conseillé d'entrer d'abord un nom de la Province. Il faut cependant savoir que les limites de Province ont évolué dans le temps et qu'un gisement aujourd'hui dans une province était hier dans une autre province. Le chercheur doit être averti que cette recherche par Province peut ne pas aboutir. Cette liste est hiérarchisée, ce qui signifie que, par exemple, la recherche sous le terme « Congo R.D. » permettra aussi de retrouver les références citant l'une de ses provinces.

• Les recherches par « coordonnées géographiques » (latitude/longitude) sont sujettes à caution car tous les dossiers analysés ne contenaient pas de coordonnées et il n'a pas été possible de faire les recherches nécessaires pour localiser tous les noms repris dans les dossiers. Les recherches doivent se faire en degrés en prenant des signes négatifs pour les latitudes au sud de l'équateur et les méridiens à l'ouest de Greenwich.

• La « recherche libre » concerne uniquement les titres des dossiers et sous-dossiers. Attention, les titres sont parfois peu parlant et ne renferment pas toujours des renseignements adéquats sur le contenu de dossier et certains titres ne sont pas en français.

Spécifiquement dans les « Bibliothèques »

• Les métadonnées de cette ressource documentaire, nouvellement entrée sur le site, doivent encore être partiellement corrigées dans un avenir proche et sans doute complétées par d'autres collections.

• Les recherches par « Mots clés » est hiérarchisée, ce qui signifie que, par exemple, la recherche sous le terme « Congo R.D. » permettra aussi de retrouver les références citant l'une de ses provinces ou qu'une recherche du terme « mineralogy » permettra de retrouver aussi les références reprenant un mot clé inclus dans ce concept comme « crystallography ». Cette rubrique permet, par sélection de termes dans les deux fenêtres d'utiliser la logique de recherche « et » en son sein.

Spécifiquement dans les « Cartothèques »

• Les métadonnées de cette ressource documentaire, nouvellement entrée sur le site, doivent encore être partiellement corrigées dans un avenir proche et sans doute complétées par d'autres collections.

• La rubrique « Feuille » correspond au titre tel qu'indiqué sur la feuille de la carte.
  Pour les recherches par « Province/Pays » et « Mots clés », ces listes sont hiérarchisées, ce qui signifie que, par exemple, la recherche sous le terme « Congo R.D. » permettra aussi de retrouver les références citant l'une de ses provinces ou qu'une recherche du terme « mineralogy » permettra de retrouver aussi les références reprenant un mot-clé inclus dans ce concept comme « crystallography ».
  Il faut aussi tenir compte que les limites de Province ont pu évoluer dans le temps.

• Les recherches par « coordonnées géographiques » (latitude/longitude) doivent se faire en degrés en prenant des signes négatifs pour les latitudes au sud de l'équateur et les méridiens à l'ouest de Greenwich.

• Pour plus de détails sur les recherches : voir le « manuel d'utilisation ».